Zasady przetwarzania danych osobowych w OPS w Zawadzkiem

Zasady przetwarzania danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Zawadzkiem

Ośrodek Pomocy Społecznej w Zawadzkiem, realizując swoje statutowe i ustawowe zadania, przetwarza dane osobowe różnej kategorii osób ubiegających się o udzielenie dostępnego w Ośrodku wsparcia (finansowego i usługowego) oraz członków ich rodzin. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się z wykorzystaniem metod tradycyjnych oraz cyfrowych. Dbamy o to, aby dane osobowe, niezależnie od sposobu ich przetwarzania, były dobrze zabezpieczone w wymagany prawem sposób przed ich wykorzystaniem przez osoby niepowołane. Z uwagi na publiczny charakter naszej placówki, większość pozyskanych danych osobowych posiada ustawową podstawę prawną do ich przetwarzania, dlatego posiadanie ich przez naszą instytucję nie wymaga zgody osoby, której dane dotyczą. Dane osobowe, w których posiadaniu jest nasz Ośrodek nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE).

ADMINISTRATOR DANYCH I KONTAKT W SPRAWIE DANYCH

Administratorem danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Zawadzkiem, ul. Dębowa 11, 47-120 Zawadzkie.

Jako Administrator Danych, Ośrodek jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych oraz ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wszelkie dodatkowe informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych udzielane są:

- osobiście w każdy roboczy poniedziałek w godz. od 13.00-15.00 przez kierownika Ośrodka oraz Inspektora Ochrony Danych,

- korespondencyjnie za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub z wykorzystaniem mechanizmów komunikacji elektronicznej przewidzianych ustawą o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne oraz Kodeksem postepowania administracyjnego.

KATEGORIE ZBIERANYCH DANYCH OSOBOWYCH

Statutowe i ustawowe zadania Ośrodka Pomocy Społecznej w Zawadzkiem determinują przetwarzanie przez Ośrodek następujących kategorii danych:

1. Dane osobowe klientów Ośrodka oraz członków ich rodzin

Dane te gromadzone są w obszarach: pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, świadczeń wychowawczych, stypendiów szkolnych, dodatków mieszkaniowych i energetycznych, Karty Dużej Rodziny, Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa. Ponadto przetwarzamy dane osób uczestniczących w realizowanych przez nasz Ośrodek projektach.

2. Dane osobowe osób uczestniczących w projektach realizowanych przez Ośrodek

Dane te przetwarzane są na podstawie ustawy stanowiącej merytoryczną podstawę realizacji danego projektu lub na podstawie udzielonej zgody przewidzianej wytycznymi określonego projektu.

3. Informacje o kontrahentach Ośrodka

Dane te obejmują współpracujące z nami osoby fizyczne, realizujące na zlecenie Ośrodka usługi odpłatne (zleceniobiorcy) i nieodpłatne (wolontariusze).

4. Dane powierzone Ośrodkowi na podstawie zawartych umów o powierzenie przetwarzania danych

Dane te – powierzone przez innego administratora – przetwarzane są w sposób ustalony umową pomiędzy podmiotem zewnętrznym, a Ośrodkiem.

5. Informacje o pracownikach i kandydatach ubiegających się o zatrudnienie

Dane pracowników są przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów, np. Kodeksu pracy, ustawy o pracownikach samorządowych, ustawy o pomocy społecznej itp.

Dane osobowe dotyczące kandydatów do pracy przetwarzane są na podstawie zgody kandydata wyrażonej w dokumentach aplikacyjnych. Dane te  przetwarzane są przez czas prowadzenia rekrutacji oraz przez ustalony w ogłoszeniu o naborze okres, w którym dopuszczono odbiór dokumentów przez kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni. Dopuszczalne jest również przetwarzanie danych osobowych kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji, jednak przez okres nie dłuższy niż rok i tylko za ich pisemną zgodą.

Dane osobowe pozyskiwane są od osób, których dotyczą oraz od podmiotów zobowiązanych do ich udostępnienia na podstawie uzasadnionego i prawnie umotywowanego wniosku.

Podanie danych osobowych do przetwarzana przez Ośrodek w zakresie objętym ustawą jest obowiązkowe. Brak podania tych danych może skutkować – po bezskutecznym okresie wezwania do ich uzupełnienia – pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia. Podanie danych przetwarzanych na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą jest dobrowolne.

Dane osobowe przetwarzane są przez okres przewidziany przepisami dot. archiwizowania i niszczenia akt sprawy.

PRZEKAZYWANIE DANYCH

Posiadane przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Zawadzkiem dane osobowe są udostępniane wyłącznie uprawnionym podmiotom (w większości realizującym zadania publiczne), tylko na ich wniosek i pod warunkiem wskazania wyraźnej podstawy prawnej do ich udostępnienia. Przekazywanie danych osobowych, których administratorem jest Ośrodek, na podstawie umowy powierzenia, odbywa się za wiedzą i zgodą osoby, której dane dotyczą.

PRAWA OSÓB W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

Na każdym etapie przetwarzania danych, osoba, której dane osobowe przetwarza nasz Ośrodek ma prawo do:

• dostępu do swoich danych, uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych i uzyskania kopii tych danych (w powszechnie stosowanym formacie elektronicznym),
• modyfikacji i poprawienia swoich danych,  jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
• całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), ale tylko jeżeli nie będą zachodziły przeciwwskazania prawne, tj. jeśli osoba wycofa zgodę na przetwarzanie danych i brak jest podstaw prawnych do ich przetwarzania, albo dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane
• niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
• wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody, jeśli taka zgoda była wymagana);
• przeniesienia danych do innego Administratora Danych, tylko jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową
• złożenia skargi dotyczącej przetwarzania danych osobowych, którą można złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.